Một buổi họp báo thông thường sẽ phải trải qua một số bước cơ bản là chuẩn bị, chọn địa điểm, mới khách, chuẩn bị tài liệu, làm việc với MC, tập dợt và họp báo chính thức. Cụ thể bạn sẽ phải làm một số việc như sau:

1. Buổi họp báo về nội dung gì

Mục đích của đa số nhà báo khi tham gia một buổi họp báo đó là tìm kiếm thông tin, do đó bạn hãy đầu tư vào “thông tin” mà bạn cung cấp thêm cho báo giới. Hãy thể hiện cho họ biết rằng những thông tin từ buổi họp báo này là những thông tin chính xác nhất. Nếu thông tin của bạn là thông tin về nội dung được nhiều người quan tâm thì hãy chuẩn bị hội trường thật chu đáo bởi chắc chắn sẽ không hề ít nhà báo tới tham dự event này đâu.

cong ty to chuc su kien tat nien

2. Buổi họp báo được thực hiện tại đâu

Hiện nay có khá nhiều lựa chọn cho đơn vị thực hiện lựa chọn, bạn chỉ cần lưu ý đặc điểm về phòng họp báo là nên có không gian, tạo thứ kiện tốt nhất để một số phóng viên tác nghiệp.

3. Phóng viên khách mời

Thông thường thì khi mời giới truyền thông tham dự họp báo bạn nên đề cao yếu tố trang trọng và súc tích. tốt nhất bạn phải gửi email đến cơ quan báo chí đó trước khoảng 7 đến 10 ngày trước thời gian chính thức diễn ra họp báo để họ không “quên” lời mời của bạn.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

4. Tài liệu cho buổi họp báo

Hãy sắp xếp sao cho thật khoa học và dễ hiểu để một vài nhà báo, phóng viên có thể theo dõi một phương pháp thuận tiện. Nội dung tư liệu có thể bao gồm kế hoạch, hình ảnh, biểu đồ…

5. Làm việc với MC và người diễn thuyết

Bạn cần nên có một chút “kiểm soát” nội dung phát ngôn của một vài người này nên bạn cần có một cuộc gặp với nhiều người có bài nói quan trọng, có thể là vài ngày trước khi buổi họp báo bắt đầu.

6. Diễn tập

Diễn tập chính là lúc bạn nhìn thấy, dự phòng nhiều bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo

7. Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn nên rà soát mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông một số lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong một vài lần họp báo tiếp theo.