Đã từng có câu chuyện như thế này: Nhằm giới thiệu về đa số hoạt động của công ty mình, một đơn vị có nhu cầu thực hiện một hội thảo. Cho phải công ty đã đặt một chỗ ở một khách sạn sang trọng và sắp xếp mọi thứ cho hội thảo thật cẩn thận. Tuy nhiên, trong thời gian diễn ra hội thảo, nhiều giáo sư trình bày một vài bài tham luận mang tính học thuật một vài khiến cho thời gian thảo luận bị hạn chế, bên cạnh đó thì người nghe khó theo dõi và tiếp thu nội dung của một vài bài tham luận dài.

Hội thảo kéo dài khiến rất lớn khách không còn đủ kiên nhẫn tham gia buổi tiệc trưa của công ty. Do đó, việc marketing thương hiệu của công ty đã không đạt hiệu quả mặc dù chi phí bỏ ra là con số hơn cả trăm triệu.

to chuc su kien hop mat cuoi nam

Có thể, sai lầm của công ty là cho rằng hội thảo sẽ hoàn hảo nguyên nhân vì sự đầu tư về địa điểm, những chuyên gia tốt nhất và còn có bữa tiệc trưa. Tuy nhiên, công ty chưa giải quyết được rủi ro của khách hàng, đó là họ muốn đặt nhiều câu hỏi và tranh luận về đề tài với đa số chuyên gia.

Nếu công ty làm việc với nhiều diễn giả trước, cùng với đó là kiểm soát thời gian phát biểu của họ thì sẽ không xảy ra tình trạng như trên.

Bạn biết đấy, sẽ có nhiều sự cố xảy ra ngoài ý muốn mà nếu như không làm chuyên nghiệp bạn sẽ khó mà biết được.

cong ty to chuc su kien tat nien

Một ví dụ khác đó là khi thực hiện họp báo, bạn phải biết rõ thời gian cấp phép theo thủ tục hành chính. Theo đó, đối với doanh nghiệp Việt Nam là 1 ngày, trong khi doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là 7 ngày. Nếu bạn không biết quy định này và chủ quan thì có thể bạn sẽ nên hoãn cuộc họp báo vì chưa xin được giấy phép.

Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là… hứa hão! Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm.

Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ…

Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.