Việc tổ chức sự kiện tại một tỉnh sẽ mang lại không ít khó khăn không hề ít bỡ ngỡ cho người làm sự kiện từ nơi khác đến với ngay cả đa số người làm sự kiện vô cùng nhiều năm trong nghề.

Dưới đây là một vài lưu ý có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho đa số sự kiện ở một tỉnh nào đó.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm



1. Khảo sát địa điểm tổ chức.

Bạn là người thường xuyên làm sự kiện mà địa điểm lại là những khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách làm việc của họ rồi thì công việc này rất dễ dàng. Còn làm việc với đa số khách sạn ở tỉnh, gặp phải những khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ cần nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải các khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải tương đối vất vả, mà đó lại là điều thông dụng ở những khách sạn tại thành phố nhỏ..

Nếu bạn thực hiện một chuỗi event tại nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. bởi thế, bạn cần phân chia theo cấp độ và đi khảo sát những điểm chủ yếu hơn trước. Việc này thực tế và nên thiết, tại vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của đa số khách sạn cung cấp thêm (thường rất lung linh) hay kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hay trang trí... để rồi tới lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt, nếu như không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước những vấn đề này.

tổ chức lễ khai trương

2. Phương tiện di chuyển khách mời và vận chuyển trang thiết bị.

Đây cũng là một vấn đề mất khá nhiều thời gian và khiến không ít người làm sự kiện mất ăn mất ngủ, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham gia là điều nên thiết cần làm.

Thường thì những đơn vị phụ trách những hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một vài đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.

Trước sự kiện, bạn nên cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có những điều chỉnh kịp thời. Bạn cần lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp thêm, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp thêm âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra.