Hầu hết các doanh nghiệp khi tổ chức event họp báo, hội nghị với mục tiêu giới thiệu cũng quảng bá cho hình ảnh của doanh nghiệp của họ tới với khách hàng, đối tác cũng như giới truyền thông. Chính vì thế hầu hết những doanh nghiệp này phải làm sao để event được diễn ra thành công tốt đẹp và phải thật ấn tượng. Có như thế thì các khách mời tham dự mới có dấu ấn riêng về hình ảnh của doanh nghiệp bạn, là bàn đạp để tiến triển sau này.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Vậy event họp báo, hội nghi được thực hiện theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi đưa ra dưới đây.

Lên kế hoạch chi tiết cho event

Bước này là bước chủ yếu nhất tại vì đây là tiền đề để tổ chức các bước tiếp theo. Sau khi đã xác định được mục đích cũng như chủ đề của event thì mới có thể làm các việc tiếp theo như lựa chọn phong cách thiết kế cho event, cần phải sử dụng những loại bàn ghế nào, đối tượng khách mời tham dự sự kiện gồm thành phần là những ai, số lượng là bao nhiêu, như vậy có phù hợp với không khí của event hay không.

Thông thường thì hầu hết event như thế này đều có không khí trang nghiêm, lịch sự bởi lẽ hội nghị thì cần có sự trao đổi cũng như di chuyển qua lại giữa những dãy bàn với nhau. Sau khi đã xác định được chủ đề của buổi tiệc thì việc tiếp theo cần làm là lên kế hoạch thực hiện sự kiện bao gồm các thông tin như mục đích của event, nội dung, thời gian và địa điểm thực hiện như thế nào, kinh phí cần thiết để tổ chức là bao nhiêu, kịch bản của chương trình, lên kế hoạch khách mời.

Tiến hành tổ chức theo kế hoạch đã vạch sẵn

Event này đòi hỏi phải chuẩn bị tốt những việc như truyền thông, marketing, in ấn tài liệu, poster, thư mời. Bên cạnh đó còn phải chuẩn bị cho việc trang trí cho không gian của phòng họp như khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất... Một việc nữa vô cùng quan trọng là bạn nên chuẩn bị những dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, tea break khi cần thiết cho khách mời.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Khi buổi lễ sắp đầu bạn cần chuẩn chị công tác đón tiếp khách mời đại biểu nhiệt tình sau đó tiến hành phát tài liệu và hướng dẫn khách mời ngồi vào đúng vị trí của mình. Khi kết thúc buổi họp báo bạn nên bố trí người ghi lại biên bản của hội nghị, hội thảo cũng như các ý kiến của ban chỉ đạo của cấp trên.