Truyền thông quyết định 30% mức độ hoàn thành của event, tại vì thông qua qua truyền thông sự kiện có nhiều người chú ý hơn, thu hút sự tham dự của khách mời tới tham dự cũng như những đối tác. Nhưng để sử dụng truyền thông trong tổ chức event là một việc không hề dễ dàng, bạn cần phải có giải phạp cụ thể. Vậy giải pháp nào được sử dụng để tăng hiệu quả truyền thông trong thực hiện sự kiện? Để có thể trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một vài thông tin trong bài viết dưới đây.

công ty tổ chức lễ khánh thành

Chú ý đến các nhân vật có tầm ảnh hưởng

Những event được thực hiện trong nội bộ doanh nghiệp thường không được đẩy mạnh truyền thông như những event cộng đồng. Bởi vậy nếu bạn muốn event của mình thực hiện được khá nhiều người biết đến, thu hút sự quan tâm chú ý của họ thì phương pháp nhanh nhất bạn cần làm lên danh sách những nhân vật có ảnh hưởng đến cộng đồng ví dụ như các nhân vật nổi tiếng và có quyền lực để đại diện cho event của bạn. Từ đó sẽ thu hút rất đông khách mời tham dự sự kiện.

Tạo dựng mối quan hệ hợp tác với giới truyền thông

Để event của bạn diễn ra được thuận lợi bởi vì thế bạn nên nhờ sự giúp đỡ của giới truyền thông. Bởi vậy bạn nên xây dựng mối quan hệ tốt với giới truyền thông, càng rộng rãi càng tốt, nhưng nếu như có điều kiện bạn nên nhờ sự hỗ trợ của nhân viên PR chuyên nghiệp và quen biết khá nhiều phóng viên, nhà báo. Nếu như công ty của bạn không chuyên về mảng truyền thông thì nên hợp tác với một đơn vị chuyên về dịch vụ này, họ sẽ có khá nhiều cách đến gần tốt và tư vấn kế hoạch rõ ràng về truyền thông event sao cho hiệu quả.

Bên cạnh đó bạn nên lựa chọn đúng đối tượng cũng như đúng phương tiện truyền thông để có thể phản ánh đúng hiệu quả truyền thông của sự kiện. Bạn nên xác định đối tượng bạn muốn hướng tới là ai, họ sử dụng phương tiện truyền thông nào là chủ yếu. Có những phương tiện truyền thông chủ yếu sau: báo điện tử, báo giấy, website sự kiện, hay là các kênh mạng xã hội.

công ty tổ chức tất niên

Ngoài ra, bạn nên có kế hoạch phân bố thời gian truyền thông sao cho hợp lí giữa trước, trong và sau event. Việc này được tổ chức dựa trên thời lượng và ngân sách để lên kế hoạch truyền thông cho hợp lí với yêu cầu ban đầu mà bạn đưa ra khi đó truyền thông sẽ đạt hiệu quả rất cao.